Das Sharepoint Portal soll kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen, indem gewisse Informationen die unternehmensintern sind, in einem globalen Suchindex aufgenommen werden und für die Mitarbeiter intern ersichtlich sind. Das heißt, dass man mit einer Suchanfrage zentral auf diese Quellen zugreifen kann. Die DMS - Funktionalitäten sorgen dafür, dass die Informationen bereitgestellt werden. Das Gute an der ganzen Sache ist: Man kann das
Sharepoint Portal in die MS Office Palette integrieren. So können alle Mitarbeiter zum Beispiel weiterhin mit Word oder Excel arbeiten und brauchen keine neuen Applikationen zu benutzen. Der Umgang mit dem neuen System ist natürlich gewöhnungsbedürftig, weshalb eine Schulung nötig sein wird. Das Ganze ist jedoch nur realisierbar, wenn man als Voraussetzung die Programme Office 2000 oder Office XP hat. Die Analyse zeigt oftmals schnell, welches Portal bei Ihren Geschäftsprozessen am besten ist.
Für Firmen ist das Ganze eine tolle Angelegenheit, die von Zeit zu Zeit immer mehr gefragt ist. Somit können nämlich alle Mitarbeiter aus diversen Abteilungen auf Informationen zugreifen, ohne große Umstände zu haben oder sonstige Dinge vorher einstellen zu müssen. Der sonstige Mailverkehr zwischen den verschiedenen Abteilungen und das Hin- und Herlaufen von Abteilung zu Abteilung würde sich mit dieser Methode erledigen. Man kann also auch einiges an Zeitaufwand sparen und hat die Informationen stets abrufbereit, ohne einen großen Aufwand machen zu müssen.
